Portal - Informator Obywatelski Osób Niewidomych

Wniosek urlopowy w e-mailu
Sebastian Zaręba - adwokat

Pytanie:
Czy mogę wysłać do pracodawcy wniosek urlopowy w formie elektronicznej? Jeśli tak, to jak mam go uwiarygodnić?

Odpowiedź:
W kodeksie pracy nie określono w sposób szczegółowy, w jakiej formie należy składać wniosek o przyznanie urlopu. W szczególności nie określono, że musi on być złożony w formie pisemnej, czyli na papierze z podpisem pracownika. W przepisach prawa nie ma również wymogu, aby wniosek przesyłany drogą elektroniczną musiał być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W związku z powyższym przyjmuje się, że wniosek urlopowy może być przesłany zwykłym emailem, chyba że inaczej wskazano w przepisach wewnętrznych obowiązujących w danym zakładzie pracy. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o regulamin pracy. Jeżeli więc pracodawca nie określi inaczej, wniosek urlopowy może być przesłany poprzez email. W tym przypadku wniosek może być zamieszczony w treści wiadomości email lub w załączniku do takiej wiadomości.
Odrębną kwestią są natomiast zasady archiwizacji wniosków urlopowych przez pracodawcę. Od 1 stycznia 2019 r. po raz pierwszy uregulowano zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Poświęcone temu zostały rozdziały 3 i 4 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369).
W wyniku wejścia w życie wymienionych przepisów, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi spełniać wiele wymagań wynikających z wymienionych przepisów, a przede wszystkim musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym posiadającym odpowiednie zabezpieczenia.
W wyżej wymienionym rozporządzeniu nie określono jednak regulacji dotyczących wniosków składanych przez pracowników w postaci e-maili, które spełniają wymóg wniosku elektronicznego.
W stanowisku z 12 lutego 2020 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odniosło się do tego problemu, wskazując kilka ważnych reguł:
1) wnioski urlopowe wysyłane e-mailami powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza,
2) wniosek zawarty w treści wiadomości e-mail może być zapisany jako plik w oryginalnym formacie lub w formacie PDF,
3) wniosek może być umieszczony w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości i nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ministerstwo w swoim wystąpieniu potwierdziło więc, że jeżeli pracodawca nie wprowadzi szczególnych wymogów, wniosek urlopowy może być przesłany poprzez email bez podpisu elektronicznego.
Powyższego nie zmienia fakt, że w paragrafie 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej określono wymóg prawny opatrzenia dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przedmiotowy wymóg dotyczy bowiem jedynie dokumentów skanowanych, które wpłynęły do pracodawcy jako dokumenty papierowe. Co więcej w tym przypadku dokument zeskanowany jest opatrywany podpisem elektronicznym przez pracodawcę, a nie przez pracownika.
Należy również pamiętać, że jeżelipracodawca wprowadziłby wymóg podpisywania wniosków przez pracownika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to nie jest już później możliwe zmienianie formatu pliku, w którym wniosek został sporządzony. Ministerstwo w swoim stanowisku zwróciło uwagę, że jakakolwiek zmiana treści tego dokumentu albo zmiana formatu, w jakim został on pierwotnie zapisany, spowodowałaby uszkodzenie podpisu elektronicznego i w konsekwencji utworzenie niepodpisanej kopii tego dokumentu.

_________________